ビジネスメールの書き方 書き出しは「拝啓・敬具」は不要!「宛名・挨拶・名乗り」が正解‼︎


 

ビジネスメールを送るとき、相手に伝えたい用件はあるけれど、「書き出し」や「締め」の言葉に悩んでいませんか。
ここではビジネスメールの「書き出し」と「締め」について例文を交えて紹介します。
第一印象は対面だけではなく、メールでも大切です。基本を守って失礼のないビジネスメールを送りましょう。

 

 

ビジネスメール 書き出しの基本

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  拝啓・敬具は不要!
手紙では拝啓や敬具などの頭語・結語や時候の挨拶を使いますが、ビジネスメールでは使用しません。その代わりに、「お世話になっております。」 「お疲れ様です。」 を使うのが一般的です。

 

  基本の書き出しは宛名・挨拶・名乗り
ビジネスメールの書き出しは、「宛名・名乗り・挨拶」の順、または「宛名・挨拶・名乗り」 の順に書きます。3つをセットで書くことを覚えておきましょう。

例1
・宛名  ◯◯◯◯株式会社 営業部△△様
・挨拶
 いつもお世話になっております。/いつもお世話になります。
・名乗り
 株式会社□□□ 営業部 佐藤です。


例2
・宛名
 ◯◯◯◯株式会社 営業部△△様
・名乗り
 株式会社□□□ 営業部 佐藤です。
・挨拶
 いつもお世話になっております。/いつもお世話になります。

 

  社内メールの場合
社内に向けたメールでは「お疲れ様です。」が上司・同僚問わず非常によく使われています。
※「ご苦労様です。」は目下の者に対する言葉なので注意しましょう。


例    
 △△課長殿
 お疲れ様です。営業部の佐藤です。  

ここでも宛名・挨拶・名乗りはきちんとしましょう。
また、朝の時間帯であれば「おはようございます。」を使います。時間は朝10時ごろを目途に「お疲れ様です」に切り替えましょう。

仕事外の連絡や、休日に連絡をする場合には、「お忙しいところ失礼します。」「お休みのところ失礼します。」など失礼を詫びる一文を加えましょう。

 

  社外メールの場合

社外に向けたメールでは「いつもお世話になっております。」を挨拶の基本として使います。 より丁寧な挨拶としては次のような表現があります。

・平素より大変お世話になっております。
・いつもお心遣いをいただき、誠にありがとうございます。
・平素よりご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
・平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

ビジネスの場では社外の色々な方とメールでやり取りする機会があると思います。これらのフレーズを使うことで、いつもより感謝の気持ちを示し、メールを受け取る相手も嬉しく感じるのでは無いでしょうか。
ただし、「平素よりご愛顧を〜」「平素は格別の〜」の2文は相手に堅い印象を与える文章になるため、相手との関係やシチュエーションによって使い分けましょう!

 

  初めてメールを送る場合
初めての相手には挨拶とともに社名・氏名と自己紹介を述べます。どこの誰なのかをきちんと相手に伝え、不信感を与えないようにすること で話もスムーズになります。紹介者がいる場合には、その人の名前を必ず書きましょう。

例1
 ◯◯◯◯株式会社 営業部△△様
 初めてメールを差し上げます。
 私、株式会社□□□の佐藤と申します。
 ◯◯◯についてご連絡差し上げます。


例2
 ◯◯◯◯株式会社 営業部△△様
 突然のご連絡失礼致します。
 私、◯◯社の山田様よりご紹介を頂きました、
 株式会社□□□の佐藤と申します。
 ◯◯◯についてご連絡差し上げます。

 

  「お礼」メールの場合

お礼のメールでは挨拶の後に、感謝の気持ちを伝えます。
この場合の挨拶は、社外の方から配慮や気遣いを頂いているので、より丁寧なものを使いましょう。


 ◯◯◯◯株式会社 営業部△△様
 平素より大変お世話になっております。
 株式会社□□□の佐藤です。
 先日は弊社へご足労頂き、誠にありがとうございました。

 

  「謝罪」メールの場合

謝罪のメールでは挨拶の後に、謝罪の気持ちを伝えます。
この場合の挨拶はより丁寧なものを使い、謝罪・反省していることを相手へ伝えましょう。


 ◯◯◯◯株式会社 営業部△△様
 平素より大変お世話になっております。
 株式会社□□□の佐藤です。
 この度は、弊社の不手際でご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。

 

  季節を絡めた書き出し
ビジネスメールの書き出しに時候の挨拶は不要です。しかし、季節感を取り入れた挨拶文は相手とのコミュニケーションに役立ちます。
ただし、お詫びのメールなどは時候の挨拶を入れずにすぐに本文に入るのが基本です。


・春とはいえ、まだ肌寒い日が続きますね。
・日増しに日差しが春めいて参りました。

・毎日猛暑が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
・ビールの美味しい季節ですね。

・秋風が心地よく頬をなでる季節となりました。
・日だまりの恋しい季節となりました。

・寒さが一段と厳しくなってきました。
・寒い日々が続きますが、お変わりありませんか。

 

ビジネスメール 締めの基本

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  内容や相手によって使い分ける

ビジネスメールでは、「お願い」をすることが多くあります。そして、相手が取引先、上司、同僚など、送る相手によって使う言葉が変わってきます。上司や取引先が相手の場合には、謙虚な気持ちで丁寧な文章を心掛けましょう。

 

  基本の締め言葉
通常のビジネスメールであれば、「よろしくお願い致します。」を使います。より丁寧な場合は次のような表現あります。


・よろしくお願い申し上げます。
・どうぞよろしくお願い致します。
・何卒よろしくお願い致します。

 

  「お礼」の締め言葉
お礼のメールは、冒頭でお礼を述べますが、深い感謝の気持ちを伝えたい時などは、最後の締めの言葉でもう一度お礼の言葉を述べます。


・心より感謝申し上げます。
・誠にありがとうございました。

 

  「謝罪」の締め言葉

謝罪のメールは、冒頭で謝罪の言葉を述べますが、最後にもう一度謝罪の言葉を述べて締めの言葉とします。


・心よりお詫び申し上げます。
・ご期待に添えず誠に申し訳ありませんでした。
・重ねてお詫び申し上げます。

 

  「返信」の締め言葉
返信が欲しい場合、不要な場合ともに、その旨を明記しましょう。期日がある場合は日付を忘れずに!


・お手数ですが、ご返信頂ければ幸いです。
・特に問題がなければ、返信は不要です。
・お忙しいところ恐縮ですが、◯月◯日(△)までにご返信頂きます様お願い致します。

※よくある表現ですが「頂けます様」は間違い!「頂きます様」が正解です。

 

  「検討」の締め言葉
相手に何か用件を検討して欲しい場合も、期日がある場合は日付を明記しましょう。


・ご検討のほどよろしくお願い致します。
・ご検討頂ければ幸いです。
・ご検討の上、◯月◯日(△)までにご返答頂きます様お願い申し上げます。

※よくある表現ですが「頂けます様」は間違い!「頂きます様」が正解です。

 

  季節を絡めた締め
締めの一文に季節感を取り入れた挨拶があると心づかいを感じられ、受け取る側も和むものです。


・春爛漫のこのごろ、健やかなる日々をお過ごしください。

・厳しい暑さが続いております。どうかお体に気をつけてお過ごし下さい。

・過ごしやすい季節ではありますが、体調を崩さないようお気をつけ下さい。

・年末ご多忙の折ではございますが、お体にお気をつけて良き年をお迎え下さい。

 

最後には署名を

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ビジネスメールの署名には、名前や会社、連絡先などの情報を知らせる重要な役割があります。その他に、受け取る側に「自身が何者なのか」を伝える役割も持っています。そのためビジネスメールには署名が必須です。名刺と同じの扱いとなると思って構いません。

署名に必要な情報は次のようなものです。

・会社名
・住所
・所属する部署・課
・役職
・氏名
・電話番号
・FAX番号
・メールアドレス
・WebサイトURL



--------------------------
株式会社□□□ △△部 ◯◯課
主任 佐藤 太郎
〒000-0000 広島県◯◯◯
TEL:000-000-0000/FAX:000-000-0000
Mail:*****@******
URL:(自社サイトのURL)
--------------------------

海外宛てのメールは、英語の署名が必要になります。上記の場合と内容は変わりませんが、一般的な順番が存在するため注意が必要です。

・氏名
・役職
・所属する部署・課
・会社名
・住所
・電話番号
・FAX番号
・メールアドレス
・WebサイトURL



--------------------------
Taro Sato
Chief Manager
△△ Department
□□□Corpolatison
◯◯◯,Hiroshima,Japan
TEL:000-000-0000/FAX:000-000-0000
Mail:*****@******
URL:(自社サイトのURL)
--------------------------

 

まとめ

ビジネスメールは「挨拶」で始まり、「挨拶」で終わるのが基本です。
顔が見えないからこそ、相手への気遣いを忘れない様に心掛け、より良いビジネスメールを作成してみて下さい。

 


ASTAS
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