ビジネスメールを送るとき、相手に伝えたい用件はあるけれど、「書き出し」や「締め」の言葉に悩んでいませんか。
ここではビジネスメールの「書き出し」と「締め」について例文を交えて紹介します。
第一印象は対面だけではなく、メールでも大切です。基本を守って失礼のないビジネスメールを送りましょう。
目次
ビジネスメール 書き出しの基本
拝啓・敬具は不要！
手紙では拝啓や敬具などの頭語・結語や時候の挨拶を使いますが、ビジネスメールでは使用しません。その代わりに、「お世話になっております。」 や「お疲れ様です。」 を使うのが一般的です。
手紙では拝啓や敬具などの頭語・結語や時候の挨拶を使いますが、ビジネスメールでは使用しません。その代わりに、「お世話になっております。」 や「お疲れ様です。」 を使うのが一般的です。
基本の書き出しは宛名・挨拶・名乗り
ビジネスメールの書き出しは、「宛名・名乗り・挨拶」の順、または「宛名・挨拶・名乗り」 の順に書きます。３つをセットで書くことを覚えておきましょう。
例1
例2
ビジネスメールの書き出しは、「宛名・名乗り・挨拶」の順、または「宛名・挨拶・名乗り」 の順に書きます。３つをセットで書くことを覚えておきましょう。
例1
・宛名
◯◯◯◯株式会社 営業部△△様
・挨拶
いつもお世話になっております。/いつもお世話になります。
・名乗り
株式会社□□□ 営業部 佐藤です。
・挨拶
いつもお世話になっております。/いつもお世話になります。
・名乗り
株式会社□□□ 営業部 佐藤です。
例2
・宛名
◯◯◯◯株式会社 営業部△△様
・名乗り
株式会社□□□ 営業部 佐藤です。
・挨拶
いつもお世話になっております。/いつもお世話になります。
◯◯◯◯株式会社 営業部△△様
・名乗り
株式会社□□□ 営業部 佐藤です。
・挨拶
いつもお世話になっております。/いつもお世話になります。
社内メールの場合
社内に向けたメールでは「お疲れ様です。」が上司・同僚問わず非常によく使われています。
※「ご苦労様です。」は目下の者に対する言葉なので注意しましょう。
例
ここでも宛名・挨拶・名乗りはきちんとしましょう。
また、朝の時間帯であれば「おはようございます。」を使います。時間は朝10時ごろを目途に「お疲れ様です」に切り替えましょう。
仕事外の連絡や、休日に連絡をする場合には、「お忙しいところ失礼します。」「お休みのところ失礼します。」など失礼を詫びる一文を加えましょう。
社内に向けたメールでは「お疲れ様です。」が上司・同僚問わず非常によく使われています。
※「ご苦労様です。」は目下の者に対する言葉なので注意しましょう。
例
△△課長殿
お疲れ様です。営業部の佐藤です。
お疲れ様です。営業部の佐藤です。
ここでも宛名・挨拶・名乗りはきちんとしましょう。
また、朝の時間帯であれば「おはようございます。」を使います。時間は朝10時ごろを目途に「お疲れ様です」に切り替えましょう。
仕事外の連絡や、休日に連絡をする場合には、「お忙しいところ失礼します。」「お休みのところ失礼します。」など失礼を詫びる一文を加えましょう。
社外メールの場合
社外に向けたメールでは「いつもお世話になっております。」を挨拶の基本として使います。 より丁寧な挨拶としては次のような表現があります。
ビジネスの場では社外の色々な方とメールでやり取りする機会があると思います。これらのフレーズを使うことで、いつもより感謝の気持ちを示し、メールを受け取る相手も嬉しく感じるのでは無いでしょうか。
ただし、「平素よりご愛顧を〜」「平素は格別の〜」の2文は相手に堅い印象を与える文章になるため、相手との関係やシチュエーションによって使い分けましょう！
社外に向けたメールでは「いつもお世話になっております。」を挨拶の基本として使います。 より丁寧な挨拶としては次のような表現があります。
・平素より大変お世話になっております。
・いつもお心遣いをいただき、誠にありがとうございます。
・平素よりご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
・平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
・いつもお心遣いをいただき、誠にありがとうございます。
・平素よりご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
・平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
ビジネスの場では社外の色々な方とメールでやり取りする機会があると思います。これらのフレーズを使うことで、いつもより感謝の気持ちを示し、メールを受け取る相手も嬉しく感じるのでは無いでしょうか。
ただし、「平素よりご愛顧を〜」「平素は格別の〜」の2文は相手に堅い印象を与える文章になるため、相手との関係やシチュエーションによって使い分けましょう！
初めてメールを送る場合
初めての相手には挨拶とともに社名・氏名と自己紹介を述べます。どこの誰なのかをきちんと相手に伝え、不信感を与えないようにすること で話もスムーズになります。紹介者がいる場合には、その人の名前を必ず書きましょう。
例1
例2
初めての相手には挨拶とともに社名・氏名と自己紹介を述べます。どこの誰なのかをきちんと相手に伝え、不信感を与えないようにすること で話もスムーズになります。紹介者がいる場合には、その人の名前を必ず書きましょう。
例1
◯◯◯◯株式会社 営業部△△様
初めてメールを差し上げます。
私、株式会社□□□の佐藤と申します。
◯◯◯についてご連絡差し上げます。
初めてメールを差し上げます。
私、株式会社□□□の佐藤と申します。
◯◯◯についてご連絡差し上げます。
例2
◯◯◯◯株式会社 営業部△△様
突然のご連絡失礼致します。
私、◯◯社の山田様よりご紹介を頂きました、
株式会社□□□の佐藤と申します。
◯◯◯についてご連絡差し上げます。
突然のご連絡失礼致します。
私、◯◯社の山田様よりご紹介を頂きました、
株式会社□□□の佐藤と申します。
◯◯◯についてご連絡差し上げます。
「お礼」メールの場合
お礼のメールでは挨拶の後に、感謝の気持ちを伝えます。
この場合の挨拶は、社外の方から配慮や気遣いを頂いているので、より丁寧なものを使いましょう。
例
お礼のメールでは挨拶の後に、感謝の気持ちを伝えます。
この場合の挨拶は、社外の方から配慮や気遣いを頂いているので、より丁寧なものを使いましょう。
例
◯◯◯◯株式会社 営業部△△様
平素より大変お世話になっております。
株式会社□□□の佐藤です。
先日は弊社へご足労頂き、誠にありがとうございました。
平素より大変お世話になっております。
株式会社□□□の佐藤です。
先日は弊社へご足労頂き、誠にありがとうございました。
「謝罪」メールの場合
謝罪のメールでは挨拶の後に、謝罪の気持ちを伝えます。
この場合の挨拶はより丁寧なものを使い、謝罪・反省していることを相手へ伝えましょう。
例
謝罪のメールでは挨拶の後に、謝罪の気持ちを伝えます。
この場合の挨拶はより丁寧なものを使い、謝罪・反省していることを相手へ伝えましょう。
例
◯◯◯◯株式会社 営業部△△様
平素より大変お世話になっております。
株式会社□□□の佐藤です。
この度は、弊社の不手際でご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。
平素より大変お世話になっております。
株式会社□□□の佐藤です。
この度は、弊社の不手際でご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。
ビジネスメール 締めの基本
内容や相手によって使い分ける
ビジネスメールでは、「お願い」をすることが多くあります。そして、相手が取引先、上司、同僚など、送る相手によって使う言葉が変わってきます。上司や取引先が相手の場合には、謙虚な気持ちで丁寧な文章を心掛けましょう。
ビジネスメールでは、「お願い」をすることが多くあります。そして、相手が取引先、上司、同僚など、送る相手によって使う言葉が変わってきます。上司や取引先が相手の場合には、謙虚な気持ちで丁寧な文章を心掛けましょう。
基本の締め言葉
通常のビジネスメールであれば、「よろしくお願い致します。」を使います。より丁寧な場合は次のような表現あります。
通常のビジネスメールであれば、「よろしくお願い致します。」を使います。より丁寧な場合は次のような表現あります。
・よろしくお願い申し上げます。
・どうぞよろしくお願い致します。
・何卒よろしくお願い致します。
・どうぞよろしくお願い致します。
・何卒よろしくお願い致します。
「お礼」の締め言葉
お礼のメールは、冒頭でお礼を述べますが、深い感謝の気持ちを伝えたい時などは、最後の締めの言葉でもう一度お礼の言葉を述べます。
お礼のメールは、冒頭でお礼を述べますが、深い感謝の気持ちを伝えたい時などは、最後の締めの言葉でもう一度お礼の言葉を述べます。
・心より感謝申し上げます。
・誠にありがとうございました。
・誠にありがとうございました。
「謝罪」の締め言葉
謝罪のメールは、冒頭で謝罪の言葉を述べますが、最後にもう一度謝罪の言葉を述べて締めの言葉とします。
謝罪のメールは、冒頭で謝罪の言葉を述べますが、最後にもう一度謝罪の言葉を述べて締めの言葉とします。
・心よりお詫び申し上げます。
・ご期待に添えず誠に申し訳ありませんでした。
・重ねてお詫び申し上げます。
・ご期待に添えず誠に申し訳ありませんでした。
・重ねてお詫び申し上げます。
「返信」の締め言葉
返信が欲しい場合、不要な場合ともに、その旨を明記しましょう。期日がある場合は日付を忘れずに！
※よくある表現ですが「頂けます様」は間違い！「頂きます様」が正解です。
返信が欲しい場合、不要な場合ともに、その旨を明記しましょう。期日がある場合は日付を忘れずに！
・お手数ですが、ご返信頂ければ幸いです。
・特に問題がなければ、返信は不要です。
・お忙しいところ恐縮ですが、◯月◯日(△)までにご返信頂きます様お願い致します。
・特に問題がなければ、返信は不要です。
・お忙しいところ恐縮ですが、◯月◯日(△)までにご返信頂きます様お願い致します。
※よくある表現ですが「頂けます様」は間違い！「頂きます様」が正解です。
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最後には署名を
ビジネスメールの署名には、名前や会社、連絡先などの情報を知らせる重要な役割があります。その他に、受け取る側に「自身が何者なのか」を伝える役割も持っています。そのためビジネスメールには署名が必須です。名刺と同じの扱いとなると思って構いません。
署名に必要な情報は次のようなものです。
・会社名
・住所
・所属する部署・課
・役職
・氏名
・電話番号
・FAX番号
・メールアドレス
・WebサイトURL
例
海外宛てのメールは、英語の署名が必要になります。上記の場合と内容は変わりませんが、一般的な順番が存在するため注意が必要です。
・氏名
・役職
・所属する部署・課
・会社名
・住所
・電話番号
・FAX番号
・メールアドレス
・WebサイトURL
例
署名に必要な情報は次のようなものです。
・会社名
・住所
・所属する部署・課
・役職
・氏名
・電話番号
・FAX番号
・メールアドレス
・WebサイトURL
例
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株式会社□□□ △△部 ◯◯課
主任 佐藤 太郎
〒000-0000 広島県◯◯◯
TEL:000-000-0000/FAX:000-000-0000
Mail:*****@******
URL:(自社サイトのURL)
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株式会社□□□ △△部 ◯◯課
主任 佐藤 太郎
〒000-0000 広島県◯◯◯
TEL:000-000-0000/FAX:000-000-0000
Mail:*****@******
URL:(自社サイトのURL)
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海外宛てのメールは、英語の署名が必要になります。上記の場合と内容は変わりませんが、一般的な順番が存在するため注意が必要です。
・氏名
・役職
・所属する部署・課
・会社名
・住所
・電話番号
・FAX番号
・メールアドレス
・WebサイトURL
例
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Taro Sato
Chief Manager
△△ Department
□□□Corpolatison
◯◯◯,Hiroshima,Japan
TEL:000-000-0000/FAX:000-000-0000
Mail:*****@******
URL:(自社サイトのURL)
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Taro Sato
Chief Manager
△△ Department
□□□Corpolatison
◯◯◯,Hiroshima,Japan
TEL:000-000-0000/FAX:000-000-0000
Mail:*****@******
URL:(自社サイトのURL)
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まとめ
ビジネスメールは「挨拶」で始まり、「挨拶」で終わるのが基本です。
顔が見えないからこそ、相手への気遣いを忘れない様に心掛け、より良いビジネスメールを作成してみて下さい。
顔が見えないからこそ、相手への気遣いを忘れない様に心掛け、より良いビジネスメールを作成してみて下さい。
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